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檔案管理    
 

一、干部人事檔案管理制度

(一)根據“干部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制”和“管理干部檔案的范圍,原則上應與干部管理范圍相一致”的規定,干部人事檔案(下稱檔案)必須統一由主管該干部單位的組織、人事部門保管,對不具備保管條件的單位或檔案很少的單位,應由上一級組織、人事部門代管。

(二)省管干部,由市委組織部保管其檔案副本;市管干部和市委委托組織部管理的干部,由市委組織部保管其檔案正本。

(三)不設組織、人事部門的市級機關各單位的科級及其以下干部的檔案,暫由市委組織部代管;對具備管理條件的單位,由本單位指定專人負責保管。

(四)各市(縣)、區委管理的干部,其檔案由各市(縣)、區委組織部集中統一管理;市(縣)、區級機關、企事業單位管理的干部,人數較多,設立組織人事機構的,其檔案可由部門或單位的組織、人事部門管理。

(五)民主黨派和無黨派愛國人士的檔案,按中央統戰部的規定,由各級統戰部集中保管,凡進入各級領導班子的,按干部管理權限進行管理。

(六)凡履行了選(招)聘手續的聘用制干部(指工人身份),在聘用期間,其檔案按干部管理權限進行管理,對解聘或聘用期滿不再續聘,其檔案應轉至所在單位的勞動人事部門管理。若再次被聘,其檔案仍按干部管理權限進行管理。

(七)管檔人員本人檔案和其直系親屬的檔案,應由上一級組織、人事部門或所在單位分管領導保管。

(八)離退休干部的檔案,仍按原在職時的干部管理權限保管。

(九)死亡干部的檔案,由原保管單位保管五年后,移交同級檔案館保存。

(十)干部辭職、退職、自動離職、被辭退(解聘)、被開除公職以及出國不歸、失蹤逃亡人員,其檔案按照《干部檔案工作條例》規定進行保管。

(十一)干部在受刑事處分和勞動教養期間,其檔案由原單位保管,刑滿釋放和解除勞教后,重新安排工作的,其檔案由有關的組織、人事部門或人才交流中心保管。

(十二)各市(縣)、區委組織部,各有關部委辦局、公司直屬單位黨委(黨組)組織人事部門,應提出本地區、本系統的干部人事檔案管理意見,負責對下屬基層單位干部人事檔案工作進行指導督促和檢查。

二、干部人事檔案材料收集補充制度

(一)按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》明確的收集范圍,認真做好干部人事檔案(下稱檔案)材料的收集與補充工作。

(二)材料的收集與補充工作,要本著實事求是的原則,著重收集反映干部政治思想、品德作風、業務能力、學識水平、工作成績等材料。

(三)組織、人事部門要與產生檔案材料的各有關部門,建立材料收集聯系制度,定期召開聯系人會議,及時了解干部信息源情況,掌握材料收集的主動權。定期向有關部門收集材料,以補充干部人事檔案內容。

(四)認真核對檔案材料短缺情況,及時做好補缺工作,保證檔案的完整與真實。

三、干部人事檔案材料鑒別歸檔整理制度

(一)把好干部人事檔案(下稱檔案)材料“入口關”。對收集到的檔案材料,要認真鑒別,嚴格審核。內容不實,字跡不清,不能反映甚至歪曲干部歷史面貌、德才情況和現實表現的材料,不能進入檔案。平時工作中形成的有關調查、匯報提綱、談話記錄、會議記錄等不得歸入檔案。重復材料應清出。發現偽造篡改的檔案材料,要堅決清除,并要對當事人嚴肅查處。

(二)歸檔材料必須完整、齊全、真實、精練、殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料,不能歸入檔案。對來源、時間和對象不明的材料應查清、補齊手續后方可歸檔。

(三)歸檔的材料手續必須完備。規定由組織審查蓋章的,須有組織蓋章;規定要同本人見面的如:審查、復查結論、處分決定或組織鑒定等,應有本人的簽名;干部任免呈報表、錄用、聘用審批表,必須注明任免職務的批準機關、時間和文號。

(四)歸檔材料應統一使用A4紙,材料左邊應留出2-2.5厘米裝訂。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水、復寫紙書寫的材料,均不能歸入檔案。

(五)對應歸檔的材料,要嚴格按照臺帳制度,進行逐份登記歸檔。對不屬于歸檔的材料,應分別情況予以處理。屬于銷毀的材料,必須登記造冊,由主管負責人審查批準簽字,統一進行銷毀,任何單位和個人不得擅自銷毀檔案材料。

(六)整理檔案,要認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、精煉、實用的要求。

(七)按照中組部《干部檔案整理工作細則》和省、市委組織部有關文件規定,對檔案進行定期集中整理與經常性整理。

四、干部人事檔案安全保密制度

(一)各級組織、人事干部以及保管干部人事檔案(下稱檔案)較多的基層單位都應設立專用檔案庫房,配備必要的庫房設施,使用鐵制檔案柜存放檔案。

(二)各級組織、人事部門應設閱檔室和檔案管理人員辦公室,查閱檔案要有監督制度,防止失泄密。

(三)檔案庫房和檔案柜的鑰匙,要明確專人專管,工作調動時,必須辦理好交接手續。

(四)嚴禁在庫房和閱檔室內吸煙、存放雜物和易燃易爆物品,要保持庫房清潔衛生和適宜的溫濕度(溫度:14-24,相對濕度45-65%)。

(五)下班前檔案要入庫,并檢查門窗、電源關閉切斷情況。庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施,每半年檢查一次。

(六)檔案室是機要重地,非管檔人員不得入內。管檔人員不準擅自向他人提供檔案或泄露檔案內容。在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔,一律按保密紙處理或銷毀。

(七)嚴禁用普通電話索取或提供有關檔案內容。嚴禁任何人攜帶檔案進入公共場所。

(八)嚴禁任何個人私存他人的檔案材料,對私自保存、拒不交出檔案的,應視情節輕重,予以嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的要依法處理。

五、干部人事檔案查(借)閱制度

(一)查閱單位應填寫《查閱干部檔案審批表》,按照查閱干部檔案的規定辦理審批手續。凡要查閱市委組織部保管的干部人事檔案,需有縣級或相當縣級以上單位出具的、具有查檔單位領導簽名的《查閱干部檔案審批表》,并注明查閱理由和要求,指定專人查閱(限于中共黨員干部)。

(二)調查證明介紹信或單位行政介紹信不得查檔。對不符合查閱檔案范圍或規定的,管檔部門有權不予提供,對因出國(境)、入學、入黨需了解其親屬情況的,按有關規定提供。

(三)各級組織、人事部門的閱檔室,應有專人負責監督查閱。查閱檔案時不準把檔案材料拿出閱檔室,不準向無關人員談論檔案內容。

(四)檔案一般不外借,因特殊需要,要說明理由,經主管部門領導同意后,辦理借閱手續,并規定歸還日期,方可借出。對所借閱的檔案要妥善保管,不得交無關人員翻閱,不得轉借,用完后應立即歸還。對于逾期不還的檔案,管檔部門應該及時催要。

(五)任何人不得查(借)閱本人及其親屬的檔案。

(六)查檔時必須嚴格遵守保密制度和規定,嚴禁拆散、涂改、圈劃、加批、折疊、抽換、損壞檔案材料。

(七)借閱的檔案未經管檔人員同意,不得擅自摘抄、復制及記在筆記本上。從檔案中摘抄有關內容,作為證明材料的,要仔細校對,經管檔部門簽署意見,加蓋專用印章后方可使用。

(八)要注意保護檔案的整潔,嚴禁在查閱檔案時吸煙、喝水等,以免損壞、污染檔案材料。

(九)按照《干部檔案工作條例》規定,查閱檔案必須是中共黨員。非中共黨員領導干部因工作需要,需了解下屬干部情況時,管檔部門可酌情介紹或提供所要了解的情況。

六、干部人事檔案轉遞制度

(一)各級組織、人事部門都可以直接相互轉遞干部人事檔案(下稱檔案)。

(二)轉遞檔案,必須嚴格履行轉遞手續,應通過機要交通轉遞或派專人送取,不準郵寄或交本人自帶。

(三)轉出檔案數量較多的單位,應派兩名中共黨員遞送。

(四)轉遞檔案必須統一使用《干部檔案轉遞通知單》,按所列項目詳細登記,嚴密包封。

(五)索取檔案必須憑加蓋本單位組織、人事部門公章的《索取干部人事檔案審批表》,方可辦理索取手續。

(六)轉出的檔案必須完整齊全,并按規定經認真整理、裝訂成卷,不得扣留材料或分批轉出。

(七)接收檔案的單位經核對無誤后,應在回執上簽名蓋章,及時將回執退回。逾期一個月未退回執的,轉出單位填寫《索要干部檔案通知單回執的函》進行催要,以防丟失。

(八)檔案要隨著干部調動及時轉遞。組織、人事部門要將干部職務變動、任免通知等材料及時隨人移交,轉至新的主管單位保管。如新單位未接收到檔案,應及時向對方單位催要,防止產生“有檔無人”、“有人無檔”的現象。

七、干部人事檔案檢查核對統計制度

(一)堅持對所保管的干部人事檔案(下稱檔案)進行定期的檢查、核對。檢查檔案保護方面有何隱患,措施是否健全;檢查核對借出檔案是否逾期歸還;檢查核對檔案索引與所保管的檔案有無出入。

(二)堅持對轉出轉進的檔案進行檢查核對。檢查材料是否齊全,歷次職務變動是否及時登記在《職務變動登記表》上,整理裝訂的檔案是否符合有關規定要求。發現問題及時與有關單位聯系進行糾正,提出改進意見,確保檔案質量。

(三)堅持檔案工作臺帳登記制度,按照索引、檔案、卡片、名冊“四統一”要求,做好日常工作,每年年底檢查核對一次,發現問題及時解決。

(四)正確使用《干部檔案進出一覽簿》,做好日常檔案分類統計工作。

八、干部人事檔案計算機管理制度

(一)干部人事檔案管理單位要配備專用的計算機,使用干部人事檔案管理信息系統軟件。

(二)計算機應設置用戶密碼,除檔案管理人員外,其他人嚴禁使用。

(三)建立干部人事檔案信息數據庫,干部人事檔案目錄、卡片和職務變動等基礎工作實現計算機管理。

(四)干部人事檔案管理信息系統信息采集,應以干部人事檔案為依據,檔案信息數據完整、真實、準確。堅持每日備份數據,做到數據庫的維護工作及時。

(五)市、區委組織部實現干部人事檔案信息磁盤與檔案一同轉遞。

(六)建立以預防為主的病毒檢查制度。凡外來的存貯介質在上機使用前必須先進行病毒測試。

(七)利用干部人事檔案信息對干部隊伍進行綜合分析,為領導提供信息和決策依據。

(八)干部人事檔案管理人員要努力學習和掌握計算機基本知識,熟練操作計算機。

干部人事檔案管理人員職責

一、堅持四項基本原則,認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和黨的各項方針、政策,努力提高政治思想水平。

二、熱愛本職工作,忠于職守,認真負責地保管好干部人事檔案(下稱檔案)。

三、鉆研業務知識,熟悉收集、鑒別檔案材料及歸檔整理的有關規定。積極主動做好檔案材料的收集、鑒別、整理工作,及時做好各類臺帳登記工作。

四、堅持原則,嚴格執行檔案管理工作的有關規章制度,認真辦理檔案的查(借)閱和轉遞手續,積極為干部人事工作服務。

五、嚴格遵守《干部檔案工作條例》,保護檔案的安全,不得泄露檔案內容,不得擅自轉移、分散和銷毀檔案。

六、調查研究檔案工作情況,制定和修訂有關規章制度,搞好檔案的業務建設和業務指導。

七、工作調動時,必須做好檔案和業務文件等的交接工作。

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